Umsida.ac.id – Pengembangan digitalisasi dilakukan untuk meningkatkan keefektifan sistem dalam pengelolaan data dan dokumen.
Melihat adanya kebutuhan untuk melakukan transformasi di institusi pendidikan, tim Pengabdian Masyarakat (Abdimas) Universitas Muhammadiyah Sidoarjo (Umsida) kembangkan digitalisasi melalui Aplikasi E-Surat berbasis Web di SMK Muhammadiyah 1 Taman Sidoarjo, Selasa (29/3).
Anggota tim Abdimas yang berjumlah 3 orang itu antara lain Suhendro Busono S ST Mkom, Moch Alfan Rosyid Skom Mkom, dan Ade Eviyanti Skom Mkom. Dalam kegiatan pengabdian itu, ketiganya membantu memecahkan permasalahan terkait surat masuk dan surat keluar yang masih disimpan secara manual oleh tenaga pendidikan di sana.
Suhendro Busono S ST M kom selaku ketua tim Abdimas mengungkapkan, sistem sekolah yang masih menggunakan cara lama tersebut dapat memperlambat proses pencarian dan penyimpanan dokumen. “Surat masuk dan surat keluar masih disimpan di loker-loker surat oleh staf Tata Usaha (TU). Tidak adanya digitalisasi surat akan menyulitkan staf TU dalam pencarian surat yang diinginkan jika sewaktu-waktu surat dibutuhkan untuk proses akreditasi sekolah,” tuturnya.
Adanya permasalahan tersebut mendorong tim Abdimas Umsida untuk membuat digitalisasi surat (E-Surat). Digitalisasi ini juga sejalan dengan upaya melakukan modernisasi pada administrasi di sekolah tersebut. “Surat masuk dan surat keluar nantinya akan disimpan di server database sekolah,” ujar Moch Alfan Rosyid Skom Mkom.
Dengan demikian, kegiatan pengabdian melalui digitalisasi aplikasi E-Surat diharapkan dapat membantu staf TU untuk menyimpan dan mencari surat masuk dan surat keluar secara cepat dan terorganisir. (Shinta/Etik)
*Humas Umsida
